Rüganer Anzeiger - Das Wochenblatt der Insel

Bergen auf Rügen (apf). Die neue Saison in Gastronomie und Hotellerie steht vor der Tür und da vollziehen sich auch einige Veränderungen in den finanzrechtlichen Anforderungen der Branche. Zugegebenermaßen muss man schon genau hinsehen, um die erweiterten Erfordernisse vollinhaltlich zu verstehen und sich rechtzeitig darauf einzustellen.

Im vorliegenden Fall stehen elektronische Registrierkassen sowie Waagensysteme mit Kassenfunktion (aber auch Taxameter und Wegstreckenzähler) und deren relevante Datenbestände im Fokus der Finanzbehörden.

Schon seit dem 1. Januar 2002 wurde gesetzlich vorgeschrieben, dass ein uneingeschränktes maschinelles Datenzugriffsrecht auf Finanz- und Lohnbuchhaltungssysteme zu gewährleisten ist. Jedoch vollzog sich in den letzten Jahren eine Ausdehnung auf vor- und nachgelagerte Systeme, zu denen auch Registrierkassen und Zahlungssystemtechnik gehört. Das Sächsische Finanzgericht definierte mit Urteil vom 24. November 2006 (Az.4 V 1528/06), dass es sich bei den von elektronischen Registrierkassen gespeicherten Daten um aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege handelt, die im Rahmen der Außenprüfung maschinell ausgelesen werden dürfen.

Mit Schreiben vom 26. November 2010 des BMF (Az. IV A4-S 0316/08/10004 – 07) wird nunmehr die Messlatte deutlich höher gelegt und die gesetzliche Aufbewahrungsvorschrift für sämtliche Geschäftsvorfälle (Einzelaufzeichnungspflicht) in Registrierkassen für einen Zeitraum von 10 Jahren definiert und deren uneingeschränkte maschinelle Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Auswertbarkeit angewiesen. Dies gilt auch für elektronisch erzeugte Rechnungen i. S. des § 14 USTG

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Wenn eine Registrierkasse, Waage mit Registrierkassenfunktion, Taxametern oder Wegstreckenzählern durch seine Bauart bedingt den Anforderungen des Schreibens vom 26. November 2010 nicht in vollem Umfang entspricht, darf das Gerät während einer „Schonfrist“ bis 31. Dezember 2016 weiter wie bisher genutzt werden. Insofern die Möglichkeit zur technischen Aufrüstung besteht erwarten die Finanzbehörden aber Softwareanpassungen und Speichererweiterung, so dass die neuen Vorgaben schon während der Übergangsfrist erfüllt werden.

Darüber hinaus gehen die Finanzbehörden ebenfalls davon aus, dass es sich bei der Nutzung der Alttechnik bis 31.12.2016 lediglich um einen Bestandsschutz handelt, der jedoch bei Neugründungen in Gastronomie, Hotellerie und Einzelhandel nicht unbedingt zur Anwendung kommen dürfe.

Es steht außer Zweifel: Die Zeit modernster Technik geht immer weiter - und das Thema Sicherheit spielt in der elektronischen Welt eine entscheidende und zunehmende Rolle. Die Möglichkeiten, die heutige Kassensysteme bieten, sind so vielfältig, wie der individuelle Bedarf in den Unternehmen. Und: Bei der Entscheidung zur Anschaffung neuer Kassensysteme sollten deshalb nicht nur die Investitionskosten betrachtet werden, sondern auch die Tatsache, dass Folgekosten so erheblich reduziert werden können. Sie haben Fragen hierzu? Dann steht Ihnen Roland F. Ketel von der Kassen- und Zahlungssysteme Rügen GmbH in der Gingster Chaussee 6 in Bergen mit seinem Team gerne Rede und Antwort - persönlich oder auch telefonisch unter (03838) 822483. Infos auch unter www.kzr-gmbh.de.