Rüganer Anzeiger - Das Wochenblatt der Insel

Bereits seit 1998 mit Einführung des Handels-rechtsreformgesetzes sind Unternehmen zu Mindestangaben auf Ge-schäftsbriefen verpflichtet. Danach sind folgenden Angaben zwingend: * Vollständiger Name der Gesellschaft (=Firma) * Rechtsformzusatz (z. B. e. K., GmbH, AG, KG, GmbH & Co. KG) * Sitz der Gesellschaft * Nummer, unter welcher die Gesellschaft beim Registergericht registriert ist (HRB bzw. HRA) * Registergericht des Sitzes der Gesellschaft * bei GmbHs z. B. zusätzlich alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (sofern ein Aufsichtsrat gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden)

Durch das am 1. Januar 2007 in Kraft getretene Gesetz über das elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) gilt die Pflicht zu Mindestangaben auf Geschäftsbriefen nunmehr ausdrücklich für alle Geschäftsbriefe gleich welcher Form. Das bedeutet, dass ab jetzt auch E-Mails die Mindestangaben enthalten müssen. Entscheidend für die Qualifizierung als Geschäftsbrief ist, dass es sich um eine vom Unternehmen ausgehende schriftliche Mitteilung handelt, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betrifft und an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist. Die IHK zu Rostock rät, die erforderlichen Mindestangaben direkt in die übliche e-Mail Signatur aufzunehmen.

Geschäftsbriefe sind z. B.: * per Telefax oder Telebrief übermittelte Schreiben * Postkarten * Geschäftsrundschreiben * gleichförmige Kaufangebote * Preislisten * formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z. B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen) * Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung) * Bestellscheine * E-Mails.

E-Mails, Faxe, etc., die keine Geschäftsbriefe ersetzen, wie z. B. bloße interne Kommunikation unterliegen jedoch auch nach der neuen Gesetzeslage nicht der Fußleistenpflicht. Kleingewerbetreibende, also solche Gewerbetreibende für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, treffen zum 22. Mai 2007 ebenfalls Neuerungen. Während bislang gemäß 15 b Abs. 1 GewO auf allen Briefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet wurden, die Angabe des ausgeschriebenen Familien- und Vornamens Pflicht war, muss zum genannten Stichtag auch die ladungsfähige Anschrift angegeben werden. In der täglichen Wirtschaftspraxis ist jedoch immer wieder festzustellen, dass die gesetzlichen Vorschriften zu den Mindestangaben auf Geschäfts-briefen nicht beachtet werden. Das kann teuer werden! Wer auf Geschäftsbriefen nicht die erforderlichen Angaben macht, kann hierzu vom Registergericht durch Festsetzung eines Zwangsgeldes in Höhe von bis zu 5.000 Euro angehalten werden. Auch wettbewerbsrechtliche Abmahnungen von Konkurrenten drohen. Zwar ist bisher nicht gerichtlich geklärt, ob eine solche Abmahnung gerechtfertigt ist. Flattert sie einem Unternehmen jedoch erstmals ins Haus, sorgt sie für eine Menge Ärger. Weitere Auskünfte erhalten interessierte Unternehmer und Geschäftstreibende bei der IHK zu Rostock, Geschäftsbereich Recht, Steuern, Handelsregisterwesen unter der Telefonnummer (03 81) 33 84 10, Ansprechpartner ist dort Anja Treml.